特定技能定期報告の出し忘れに注意！必要書類や作成のポイント、提出方法を解説

特定技能外国人を雇用する企業にとって、定期報告の提出は重要な義務の一つです。しかし、その重要性にもかかわらず、提出を忘れてしまうケースが少なくありません。

本記事では、特定技能定期報告の必要性や提出時期、必要な書類について詳しく解説します。また、報告書作成のポイントや効率的な提出方法も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

特定技能定期報告の概要と重要性

定期報告の目的

特定技能定期報告は、特定技能外国人労働者の就労状況や生活状況を適切に把握し、労働条件の遵守と労働者の適正な管理を確保するための重要な書類です。

報告には、労働者の雇用状況、労働時間、給与、住居状況などが含まれます。

これにより、法令違反の防止や労働環境の改善が図られます。

報告義務を怠った場合の罰則

企業が定期報告義務を怠った場合、罰則が科せられる可能性があります。具体的には、雇用許可の取り消しや新たな特定技能外国人労働者の受け入れ禁止などの行政処分が行われます。また、企業の信頼性が損なわれることで、他の取引先や顧客からの評価にも影響を及ぼす可能性があるため、十分な注意が必要です。

企業と外国人労働者にとっての意義

定期報告は、企業と特定技能外国人労働者双方にとって重要です。

企業にとっては、労働環境の適正な管理と法令遵守が確保されることで、健全な経営が可能となります。一方、外国人労働者にとっては、公正な労働条件が守られ、安心して働ける環境が整います。

これにより、労働者のモチベーションと生産性が向上し、長期的な雇用関係が築かれるのです。

特定技能定期報告に必要な書類一覧

受入れ・活動状況に係る届出書

この書類には、特定技能外国人労働者の受入れ状況や活動内容を詳細に記載します。例えば、労働者の人数、所属部署、担当業務などが含まれます。

この報告を行うことで、労働者の就労状況を適切に管理し、法令遵守を確認することが可能です。

特定技能外国人の受入れ状況・報酬の支払状況

この書類には、特定技能外国人労働者の受入れ状況と、給与や報酬の支払状況を記載します。これにより、労働者が適正な報酬を受け取っているかを確認し、公正な労働環境を保証します。

賃金台帳の写し（特定技能外国人と日本人比較対象者）

特定技能外国人労働者と日本人労働者の賃金台帳の写しを比較し、同等の待遇が確保されていることを証明します。この書類は、外国人労働者の賃金が適切であり、差別がないことを確認するために重要です。

報酬支払証明書（現金払いの場合）

特定技能外国人労働者に現金で報酬を支払う場合、報酬支払証明書を提出します。この書類には、報酬の額や支払日、支払方法などが記載されます。

報酬支払証明書は、適正な報酬支払いを証明する重要な書類です。

支援実施状況に係る届出書

この書類には、特定技能外国人労働者に対する支援の実施状況を報告します。具体的には、日本語学習支援や生活サポートの内容、相談窓口の設置状況などが含まれます。

これにより、労働者が安心して働ける環境が整っていることを証明することが可能です。

定期面談報告書

定期面談報告書とは、定期的な面談を実施し、その結果を報告するための書類です。面談内容には、労働条件や職場環境、生活状況に関する労働者の意見や要望が含まれます。

これにより、労働者の状況を把握し、必要な改善策を講じることが可能です。

定期報告の対象期間と提出期限

四半期ごとの報告スケジュール

特定技能定期報告は四半期ごとに行われます。具体的な報告期間は1月～3月、4月～6月、7月～9月、10月～12月の4つに分かれています。

各四半期の終了後、速やかに報告書を作成し、提出する必要があります。

各四半期の締め切り日

各四半期の定期報告の締め切り日は、四半期終了後1か月以内とされています。例えば、1月～3月の報告は4月末までに提出しなければなりません。これにより、適時に労働状況が把握され、適切な対応が取られます。

提出期限を過ぎた場合の対処方法

提出期限を過ぎた場合、速やかに報告書を作成し、提出することが求められます。報告義務を怠ると、雇用許可の取り消しや新たな特定技能外国人労働者の受け入れ禁止などの罰則が科せられることがあるため注意が必要です。

企業では、期限を守って報告を行い、信頼性を維持することが重要です。

特定技能定期報告書類の作成ポイント

受入れ・活動状況に係る届出書の記入方法

受入れ・活動状況に係る届出書には、特定技能外国人労働者の人数、所属部署、担当業務、雇用期間などを詳細に記入します。労働者の就労状況を正確に把握するため、誤りや漏れがないように注意が必要です。

また、労働者の在留カード番号や在留資格も記載し、法令遵守を確認しましょう。

賃金台帳の準備と注意点

賃金台帳には、特定技能外国人労働者と日本人労働者の賃金を比較するためのデータを含めます。具体的には、基本給、手当、労働時間、控除額などを詳細に記録し、透明性を確保します。

特定技能外国人労働者が日本人労働者と同等以上の待遇を受けていることを証明するため、正確なデータの入力が重要です。

定期面談報告書の作成ポイント

定期面談報告書には、労働者との面談内容を詳細に記録します。面談項目には、労働条件、職場環境、生活状況、健康状態、悩みや要望などが含まれます。

労働者の意見や要望を真摯に受け止め、必要な改善策を講じるために、面談内容を正確かつ具体的に記載することが重要です。

特定技能定期報告の提出方法と注意点

オンライン提出の手順

特定技能定期報告はオンラインで提出可能です。

まず、専用の申請ポータルサイトにアクセスし、必要なアカウントを作成しましょう。次に、報告書類をデジタル形式でアップロードし、必要事項を入力します。最後に、確認と提出ボタンをクリックすれば、オンライン提出の完了です。

この方法は迅速かつ効率的であるため、多くの企業が利用しています。

書面での提出方法

書面で提出する場合は、必要な報告書類を印刷し、必要事項を記入します。次に、報告書を適切な封筒に入れ、所定の提出先（通常は所轄の入国管理局）に郵送または持参します。

提出期限を守るために、余裕を持って準備を進めることが重要です。

提出時の一般的な注意事項

報告書の提出時には、以下の点に注意してください。

まず、報告書類に記入漏れや誤りがないか確認しましょう。次に、提出期限を守るために余裕を持って準備を進めることが重要です。最後に、提出後の確認を行い、提出が正常に完了したことを確認します。これにより、円滑な報告手続きが確保されます。

登録支援機関を利用した場合の定期報告

登録支援機関への委託のメリット

登録支援機関を利用することで、企業は労働者の支援や定期報告の手続きを専門家に任せることが可能です。これにより、自社の従業員が本業に集中でき、労働者の生活支援や報告業務の負担が軽減されます。また、登録支援機関の専門知識と経験により、適切な対応が迅速に行われ、労働者の定着率向上にも期待ができるでしょう。

企業側が準備すべき書類

企業が登録支援機関を利用する際には、いくつかの書類を準備しなければなりません。具体的には、労働者の雇用契約書、在留カードの写し、賃金台帳、労働者の業務内容や勤務状況に関する書類などが含まれます。

これらの書類を提供することで、登録支援機関が効果的な支援活動を行うための基盤が整います。

登録支援機関との連携ポイント

登録支援機関と企業の連携ポイントとしては、定期的な情報共有とコミュニケーションが重要です。企業は労働者の勤務状況や生活状況についての情報を適時に提供し、登録支援機関からのフィードバックを受け入れることで、労働者への支援を効果的に実施できます。

また、問題が発生した場合には、迅速に連絡を取り合い、適切な対応を協議する必要があります。

特定技能定期報告の出し忘れ防止策

リマインダーシステムの活用

リマインダーシステムを活用することで、定期報告の提出期限を忘れずに管理できます。例えば、カレンダーアプリやタスク管理ツールに報告期限のリマインダーを設定し、提出期限の前に通知を受け取るようにしましょう。これにより、重要な報告書の提出をスムーズに行うことが可能です。

社内での報告体制の構築

社内での報告体制を構築することも重要です。専任の担当者を設置し、定期報告の作成と提出を一貫して管理しましょう。

また、定期的に社内会議を開催し、進捗状況を共有することで、報告書の作成と提出が円滑に行われるようになります。担当者間での情報共有と連携も重要な要素です。

年間スケジュールの作成と管理

定期報告の年間スケジュールを作成し、適切に管理することが効果的です。四半期ごとの報告期限を明確にし、各期限に向けた準備期間を設けましょう。

また、スケジュールを社内で共有し、全員が報告スケジュールを把握できるようにします。これにより、報告書の作成と提出が計画的に進められるでしょう。

もし、特定技能定期報告書の作成や外国人労働者の受け入れに関する疑問やお悩みのある方は、いますぐ「ビーバーズ」にご相談ください。貴社に最適な人材やソリューションを提供いたします。