建設業の出面（でづら）管理とは？重要性とシステムの導入方法も解説

建設業の現場では、作業員や協力会社の出入りや勤務状況を正確に管理すること（出面管理）が求められます。なぜなら、出面（でづら）管理を徹底することで、原価計算や労務費の算出、工事の進捗や安全確保が効率的に行えるようになるからです。

多くの現場や協力会社が関わる場合でも、システムを活用することで情報の一元管理や業務効率化が実現し、法令遵守やコスト管理にも役立ちます。

そこで今回は、建設業の出面管理の重要性とシステムの導入方法も解説します。ぜひ参考にしてください。

出面管理とは？

出面管理の定義と目的

出面管理とは、建設業において作業員の勤務状況や作業内容を記録・管理するための仕組みです。特に、現場ごとに異なる作業員の出勤状況を把握し、適切な労務費の計算や業務進捗の管理を行うのが目的です。

出面管理を徹底することで、労務コストの適正化や工期の厳守が可能となり、企業の生産性向上につながります。また、作業員の安全管理や適切な人員配置を行うための重要な指標としても活用されています。

出面表の役割

出面表は、作業員の出勤状況や作業内容を記録する帳票であり、労務費や工事進捗の管理に活用されるものです。例えば、出面表には、作業員ごとの勤務日数、作業内容、作業時間などが記載され、人工代の計算や請求書作成の根拠となります。

元請企業が協力会社の作業状況を把握し、適正な支払い管理や労働時間の調整に活用される重要な資料です。現場管理の効率化を図るために、出面表のデジタル化も進んでいます。

出面管理と勤怠管理の違い

出面管理は建設業特有の勤務状況管理であり、一般的な勤怠管理とは異なる運用方法が求められます。

勤怠管理では企業の従業員の出退勤時間や労働時間を管理しますが、出面管理では作業員の工事ごとの勤務状況を記録するため、現場単位の管理が中心です。

また、協力会社の作業員も対象となるため、工事の人工代計算や適正な労務費管理のために導入されるのが一般的です。

管理すべき主な情報

出面管理で記録すべき情報には、作業員の出勤状況、作業内容、人工代、労働時間、安全対策などが含まれます。例えば、各作業員の出勤日数や作業時間を記録し、労務費の計算に活用するなどの重要な情報が記録されます。

また、施工内容ごとの人工数を把握することで、工事全体の進捗管理が可能です。さらに、作業員の健康状態や安全対策の履行状況を記録することで、労働環境の改善やリスク管理の強化にも役立ちます。

建設業における出面管理の歴史

出面管理は建設業の発展とともに重要性を増し、従来の手書き管理からデジタル管理へと進化してきた歴史があります。

以前は紙の出面表に手書きで作業員の情報を記入し、集計作業を行っていました。しかし、現代では工事規模の拡大や労務管理の精度向上に伴い、エクセルやクラウド型の管理システムが普及し、リアルタイムで情報を共有できる環境が整っています。

近年はAIを活用した労務管理システムが導入されたことで、より効率的な出面管理が可能となっています。

出面管理が重要とされる理由

原価計算と労務費の適正化

出面管理を適切に行うことで、労務費の正確な計算が可能となり、工事の原価管理の精度が向上します。なぜなら、作業員ごとの勤務状況を記録し、実際の人工数を把握することで、労務費の適正化が図れるからです。

また、過去の工事データを活用しながら人工単価を設定することで、予算超過の防止にもつながります。特に、複数の現場を同時に管理する場合、出面管理を徹底することで、無駄なコストを抑え、利益率を確保できます。

工事進捗とコスト管理への活用

出面管理を活用することで、工事進捗とコスト管理を効率的に行うことが可能です。現場の作業員の出勤状況を確認し、実際の施工状況と計画を照合することで、進捗のズレを早期に把握できます。

また、計画通りに人工数が確保されているかをチェックし、必要に応じて調整を行うことで、工事の最適化が進むでしょう。リアルタイムで進捗とコストを管理できる出面管理は、工事の成功に欠かせない重要なツールです。

安全管理と法令遵守

作業員の勤務状況を適切に管理することで、安全対策の強化と法令遵守が可能となります。例えば、出面表を活用することで、作業員の過剰労働を防ぎ、安全な労働環境を維持することが可能です。

また、労働基準法に基づいた適正な労務管理を実施することで、コンプライアンス違反のリスクを軽減できます。特に、現場での作業時間を正確に記録し、適切な休憩を確保することで、事故防止と作業員の健康維持に貢献します。

多数の協力会社との連携

出面管理を適用することで、複数の協力会社との円滑な連携が可能となり、工事全体の管理精度が向上します。特に、大規模なプロジェクトでは、多数の下請企業が関与するため、それぞれの勤務状況を正確に把握することが不可欠です。

出面表を統一フォーマットで管理することで、各社間の調整がスムーズになり、情報の透明性が向上します。また、支払い管理の正確性を確保するためにも、適切な出面管理が重要です。

工事遅延や人件費超過の防止

出面管理を徹底することで、工事遅延や人件費の超過を未然に防ぐことが可能です。例えば、現場での作業員の稼働率を定期的にチェックすることで、人工数の過不足を把握し、早めに調整できるでしょう。

また、適切な進捗管理により、計画通りに施工が進行しているかを確認し、納期の遅れを防ぐことができます。人件費の超過を防ぐためにも、出面管理を活用しながら、最適な作業計画を立てることが重要です。

出面管理の具体的な方法

日報・出面表の記入と管理

出面管理の基本は、作業員の勤務状況を正確に記録し、工事の進捗を把握することです。

日報では、作業員の出勤時間や作業内容を記載し、出面表には日別の人工数や工事の進行状況を整理します。特に、大規模工事では複数の協力会社が関与するため、統一フォーマットを使用し、情報の一貫性を確保することが重要です。

これにより、人工代の計算や労務費管理を正確に行うことができ、工事全体の予算管理にも役立ちます。

紙ベースとデジタル管理の比較

出面管理には紙ベースとデジタル管理の方法があり、それぞれにメリットとデメリットが存在します。

紙ベースの管理では、記入が簡単で即時に共有できるものの、情報の更新に手間がかかり、紛失のリスクがあります。

一方、デジタル管理では、クラウド型の施工管理ツールを活用することでリアルタイムでデータを共有でき、記録ミスを防ぐことが可能です。また、過去のデータ検索も容易となり、労務費の最適化や施工計画の改善に活用できます。

勤怠管理システムとの連携

出面管理を勤怠管理システムと統合することで、労働時間の適正化と給与計算の効率化が可能です。

例えば、作業員の勤務時間を電子記録で管理することで、労働基準法に準拠した適正な賃金計算が行えます。また、作業員の労働負担をリアルタイムで把握し、適切な休憩時間や勤務調整を実施することで、安全管理の向上にもつながります。

勤怠管理システムを活用することで、建設現場の労務管理をより精度高く運用できるでしょう。

出面管理業務の流れ

出面管理は「記録 → 確認 → 修正 → 集計 → 活用」という流れで運用されることが一般的です。

まず、作業員の勤務状況を記録し、現場監督が確認・修正を行います。次に、集計したデータを基に人工代や労務費を計算し、施工進捗と照らし合わせながら業務調整を実施します。最終的に、出面管理データを分析し、工事の予算最適化や作業効率の向上に活用しましょう。

これらの業務フローを標準化することで、円滑な現場運営が可能となります。

記録ミスや属人化のリスク

出面管理が属人的な運用になると、記録ミスや情報の不整合が発生しやすくなるため、標準化とデジタル化が重要です。

例えば、手書きの出面表では、記入ミスや不明確なデータが問題となりがちです。また、特定の担当者に依存すると、情報の共有が困難になり、工事進捗の管理に支障をきたす可能性があります。

クラウド型の出面管理システムを活用することで、データの統一化やリアルタイム共有が可能となり、属人化のリスクを軽減できます。

出面管理システム導入のメリット

情報の一元管理とリアルタイム把握

出面管理システムの導入により、作業員の勤務状況や工事の進捗を一元管理し、リアルタイムで情報を把握することが可能です。

クラウド型の管理システムを活用することで、現場とオフィス間のデータ共有が円滑になり、即座に状況を確認できます。これにより、作業員の稼働状況や人員配置を適正化し、突発的な変更にも迅速に対応可能です。

情報の可視化が進むことで、進捗のズレを早期に発見し、適切な対応を取ることができます。

作業員や協力会社の管理効率化

出面管理システムを導入すると、作業員や協力会社の管理が効率化され、業務負担が軽減されます。

例えば、協力会社ごとの人工数や作業時間をデータ化し、必要な労務費を自動計算することが可能です。また、労務費の管理や支払い調整がスムーズになり、無駄な手作業を削減できるでしょう。さらに、各作業員の稼働状況をリアルタイムで確認できるため、適正な人員配置を維持し、作業効率を向上させることが可能です。

これらの結果として、労務管理の精度が向上し、現場運営がスムーズになります。

コスト削減と業務負担の軽減

デジタル化により、出面管理業務の効率化が進み、無駄なコストの削減と業務負担の軽減が実現します。例えば、紙ベースの管理からデジタル管理へ移行することで、記録ミスを防ぎ、確認作業の手間を削減できるでしょう。また、人工代の最適化により、過剰な労務費の発生を抑え、予算管理の精度を向上させることが可能です。さらに、AIを活用したデータ分析により、施工計画の最適化が進み、作業の効率を高めることができるため、コスト削減に貢献します。

法令遵守と監査対応の強化

出面管理システムを導入することで、労働基準法や建設業法に基づいた適正な労務管理を実現し、監査対応を強化できます。

作業員の労働時間や残業時間を正確に記録し、適切な勤務調整を行うことで、労働法違反のリスクを軽減できます。また、データの証拠として保存できるため、監査時の資料提出がスムーズになり、コンプライアンスの維持が容易になるでしょう。法令遵守の体制を強化することで、企業の信用向上にも寄与し、長期的な経営の安定につながります。

データ分析による現場改善

出面管理データを活用した分析により、現場の業務改善や施工精度の向上が可能です。例えば、過去の工事データをもとに人工数の最適化を図ることで、労務費の無駄を削減できます。また、作業員の稼働率や業務負担を分析することで、より効率的な作業計画を立てることができるでしょう。さらに、トラブル発生時のデータを分析することで、再発防止策を講じることができ、現場の安全性向上にも貢献します。データ活用により、持続的な業務改善が可能です。

出面管理システムの選び方と導入ポイント

自社に合ったシステムの選定基準

出面管理システムを選定する際は、業務規模・管理項目・既存システムとの連携を考慮することが重要です。例えば、大規模な現場を管理する場合は、多人数の作業員のデータを一元管理できるシステムが適しています。また、人工数や労務費の計算機能を備えたシステムを選ぶことで、業務負担を軽減できます。さらに、既存の勤怠管理や会計システムとの連携が可能なものを選ぶことで、スムーズな導入が可能です。

導入時の注意点と課題

出面管理システム導入時には、現場スタッフの習熟度やデータ移行の手間を考慮することが重要です。特に、紙ベースの出面管理からデジタル化へ移行する場合、作業員がシステム操作に慣れるまでの教育が必要になります。また、過去の出面記録をどのようにデータ化するかも検討する必要があります。現場での実務負担を最小限に抑えながらスムーズに導入するためには、テスト運用や研修を事前に行うことが成功のポイントです。

操作性とサポート体制

システムの操作性が高いか、導入後のサポート体制が充実しているかを事前に確認することが重要です。例えば、直感的なインターフェースを持つシステムであれば、現場スタッフが短時間で使いこなせます。また、トラブル発生時の対応や導入後のカスタマイズが可能かどうかもポイントとなります。システム提供会社のサポート体制を確認し、運用時のトラブル対応や定期的なアップデートが行われるかを事前に検討することが必要です。

クラウド型・アプリ型の特徴

クラウド型とアプリ型では管理方法が異なり、それぞれの特徴を理解することが重要です。クラウド型は、リアルタイムでデータを共有できるため、現場とオフィス間の情報管理がスムーズに行えます。一方、アプリ型はモバイル端末で簡単に操作できるため、現場での記録作業を迅速に行うことができます。現場の環境や運用スタイルに適したシステムを選定することで、業務効率を向上させることが可能です。

導入事例と現場の声

出面管理システムを導入した企業では、業務負担軽減や労務費の精度向上に成功しています。例えば、あるゼネコンでは、クラウド型システムを導入し、作業員の勤務記録をリアルタイムで管理しています。これにより、人工数の適正化が進み、コスト削減に貢献しました。また、現場スタッフの負担が軽減され、出面記録のミスが減少したという声もあります。これらの導入事例を参考にしながら、自社に合ったシステムの選定を進めることが重要です。

もし、出面管理や業務効率化に関する疑問やお悩みのある方は、いますぐ「ビーバーズ」にご相談ください。貴社に最適な人材やソリューションを提供いたします。